Persondatapolitik

Behandling af personoplysninger hos Hjemmedyrlægen i Nordsjælland

​

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål
1.1.1. Hos Hjemmedyrlægen i Nordsjælland vil jeg løbende elektronisk og på anden systematisk måde behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos mig. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos mig, således vi kan behandle dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, jeg indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er, at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dit/dine dyr, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt

1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger
1.2.1. Hjemmedyrlægen i Nordsjælland er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af mig, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Hjemmedyrlægen i Nordsjælland, Stakkeledet 17, 2970 Hørsholm, hoshjemmedyrlaegen@gmail.com, tlf.: +45 53 78 93 70, hvis du har spørgsmål til min behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

​

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter mig, opretter jeg en journal på dig og dit/dine dyr i mit kundekartotek. Her registrerer jeg en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
 
2.1.2. Jeg registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og ejers kontaktoplysninger, herunder ejers navn, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse samt cpr.nr. ved behov.
Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.

2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker op opgørelser til internt brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.

2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.2 Røntgen- og scanningsbilleder
2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer jeg i den forbindelse dit navn samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler
2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.

2.3.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c.

2.4 E-mails
2.4.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til Hjemmedyrlægen i Nordsjælland og sendt fra Hjemmedyrlægen i Nordsjælland til dig. Det vil sige, at jeg registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til Hjemmedyrlægen i Nordsjælland, vil som udgangspunkt blive journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal.

2.4.2. Som kunde hos Hjemmedyrlægen i Nordsjælland vil du – hvis du samtykker dertil – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt eller behandlinger der bør gentages inden for en fastsat dato som fx revaccination.

2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.5 Kalendersystem
2.5.1. I mit elektroniske kalender registrerer jeg de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dit/dine dyr.

2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.6 Laboratorieprøver samt -svar
2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, vil Hjemmedyrlægen i Nordsjælland selv kunne dyrke nogle af prøverne. Såfremt Hjemmedyrlægen i Nordsjælland ikke har udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorie i Danmark, EU/EØS lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig som dit navn samt identifikationsnummer på din/dine dyr. Dine personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2.

2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.7. Registrering af dyr i registre
2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister
Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund, såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske Hunderegister ved din hunds død. Såfremt du indgår aftale med Hjemmedyrlægen i Nordsjælland om, at jeg, på dine vegne, registrerer din hund i Det Danske Hunderegister, da sender jeg personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hund til Det Danske Hunderegister.

2.7.2. Registrering af katte
Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere i Danmark. Såfremt du ønsker din kat registreret i fx Det Danske Katteregister eller Dansk Katteregister, og indgår du aftale med Hjemmedyrlægen i Nordsjælland om, at vi, på dine vegne, registrerer din kat, da sender jeg personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din kat til Det Danske Katteregister eller Dansk Katteregister.

2.7.5. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.8 Betaling
2.8.1. Mit system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.

2.8.2. Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som kunde og Hjemmedyrlægen i Nordsjælland, vil dette som udgangspunkt kun være muligt, såfremt du afgiver dit cpr.nr. Samtykkeerklæring til behandling af cpr.nr. udfyldes og underskrives af kunden, inden kreditaftale indgås.

2.8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b.

2.9 Hjemmeside
Som hovedregel kan du tilgå hjemmesiden uden at fortælle os, hvem du er, eller i øvrigt give personlige oplysninger om dig selv. www.hjemmedyrlaegen.dk indsamler og behandler oplysninger om dig, når du: Sender en forespørgsel, klage eller giver mig feedback; eller i øvrigt giver personoplysninger til mig via hjemmesiden eller på anden måde.

www.hjemmedyrlaegen.dk indsamler som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige (f.eks. navn eller e-mailadresse) for at levere den ydelse, du som kunde efterspørger. Registrering af visse personoplysninger er imidlertid også nødvendig for at kunne analysere, hvordan brugerne anvender www.hjemmedyrlaegen.dk via Google Analytics, jf. nedenfor.

www.hjemmedyrlaegen.dk indsamler ikke personhenførbare oplysninger fra tredjemand om kunderne. For at kunne videreudvikle og forbedre www.hjemmedyrlaegen.dk fører jeg statistik over, hvordan brugerne anvender siden. Statistikken anvendes udelukkende i opsummeret form, f.eks. til at se hvilke sider og browsere vores kunder anvender mest. www.hjemmedyrlaegen.dk anvender Google Analytics til indsamling af besøgsstatistik og videregiver i den forbindelse IP-adresser til Google.

Google kan også videregive informationerne til tredjepart, hvor loven kræver dette, eller til tredjepart, som udfører opgaver for dem. Privatlivsvilkårene for Google Analytics accepteres ved besøg på www.hjemmedyrlaegen.dk og fremgår af http://www.google.com/privacy.html.

Bortset fra i ovenstående tilfælde, videregiver www.hjemmedyrlaegen.dk ikke data om den enkelte kundes anvendelse af tjenesterne på www.hjemmedyrlaegen.dk.

​

3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.

3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.). Jeg får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til mine advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Hjemmedyrlægen i Nordsjælland har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.

3.2. Overførsel til tredjelande
3.2.1. Visse af dine data kan blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Dette skyldes, at vores databehandler/databehandlere kan være beliggende i disse lande.

3.2.2. Overførsel af dine personoplysninger til pågældende land sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

3.3. Videregivelse
3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journalmateriale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger og dig samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

Derudover kan Hjemmedyrlægen i Nordsjælland videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af Hjemmedyrlægen i Nordsjælland, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.

3.4. Sletning af data
3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af Hjemmedyrlægen i Nordsjælland som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundejournal, herunder at Hjemmedyrlægen i Nordsjælland har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kunde-journalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data, Hjemmedyrlægen i Nordsjælland bruger til at administrerer dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks , at originale journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. der tilhører den dyrlæge, som har foretaget optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.

3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

 

4. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når jeg behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger mig visse pligter – som fx at fortælle dig, at jeg har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis jeg i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, jeg beskriver her i denne skrivelse, vil Hjemmedyrlægen i Nordsjælland informere dig særskilt om det.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig, jeg har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at jeg begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Er en dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:

”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.
At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.
At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre der er tale om dyrets ejer jf. ovenstående.”

4.2.3. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Hjemmedyrlægen i Nordsjælland kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Hjemmedyrlægen i Nordsjælland har et grundlag herfor.

4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Hjemmedyrlægen i Nordsjælland. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.